I. DESCRIPTION DU PROJET

1. Type de marché

Marché à prix forfaitaire.

2. Nombre et intitulé des lots Marché en lot unique.

3. Description du marché

Dans le cadre de la modernisation de son système d’archivage, la BOAD s’est dotée d’une Solution de Gestion Electronique des Documents (GED) qui a permis de dématérialiser un ensemble de processus métiers et de digitaliser la production documentaire y liée. En complément, elle souhaite mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour la gestion et la conservation de ses archives à valeur probante. 

Plus spécifiquement, le SAE permettra de garantir l'accessibilité, la perennité, la confidentialité, l'intégrité et la réversibilité des archives. Ainsi, le prestataire devra fournir une solution intégrant toutes les étapes d'un processus d'archivage électronique de façon sécurisée jusqu'à la conservation des documents à valeur probatoire.

Les principales tâches du prestataire porteront, entre autres, sur: 

- le pilotage et le suivi de la prestation;

- l’étude et la définition des préconisations techniques ;

- la définition des spécifications fonctionnelles ;

- la fourniture et l ’installation de la solution ;

- l’interfaçage du SAE avec la solution de GED ;

- la migration des documents numériques stockés sur le logiciel « Alexandrie » et le disque partagé « p » vers le nouveau système d’archivage électronique ;

- le transfert de compétences techniques et fonctionnelles ;

- la maintenance applicative.

4. Budget maximum

Cinquante millions (50 000 000) FCFA.

II. CONDITIONS DE PARTICIPATION

5. Éligibilité

La participation au marché est ouverte aux personnes morales (participant soit individuellement, soit dans un groupement - consortium - de soumissionnaires) :

(1) La participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale d’un État éligible, conformément au Guide des Procédures d’Achats de la BOAD (disponible sur le site web www.boad.org/politiques-procedures-directives/) ;

(2) La participation aux appels d’offres est ouverte aux organisations internationales (par nature quel que soit le lieu où elles siègent). Les Organisations Internationales n’ont en effet à ce titre pas de nationalité. Ce sont des entités formées par au moins deux États et reconnues comme telles par un État tiers. Leur acte fondateur les définit comme non sujettes aux lois nationales du pays de leur Siège ;

La participation d'une entité inéligible entraînera l'élimi-nation automatique de l'offre concernée. 

6. Nombre d'offres 

Une personne morale ne peut pas soumettre plus d'une offre, quelle que soit la forme de sa participation (soit individuellement, soit dans un groupement - consortium – de soumissionnaires). Dans le cas où une personne physique ou morale soumettrait plus d’une offre, toutes les offres auxquelles cette personne participe seront éliminées.

7. Situations d'exclusion

Dans le formulaire de soumission, les soumissionnaires doivent soumettre une déclaration signée, incluse dans le formulaire standard de soumission, selon laquelle ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 2.2.2 du Guide des Procédures d’Achats de la BOAD.

8. Possibilités de sous-traitance

La sous-traitance n’est pas autorisée.

III. CALENDRIER PRÉVISIONNEL DES OPÉRATIONS

9. Date prévue de commencement du marché

Le marché doit débuter au plus tard le lundi 24 avril 2023.

10. Durée de mise en œuvre du marché 

Six (06) mois, y compris les délais à accorder à la BOAD pour la notification d’observations d’étapes.

IV. CRITÈRES DE SÉLECTION ET D'ATTRIBUTION

11. Critères de sélection

Les critères de sélection suivants seront appliqués aux candidats. Dans le cas où les offres seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au consortium dans son ensemble :

1) Capacité économique et financière du soumissionnaire. Dans le cas où le soumissionnaire est un organisme public, une information équivalente devrait être fournie. - Avoir un chiffre d'affaires annuel moyen (calculé sur les années 2021, 2020 et 2019) supérieur ou égal au budget maximal alloué au marché.

2) Capacité technique du soumissionnaire 

- Avoir réalisé avec satisfaction, au cours des trois (03) der-nières années (2022, 2021 et 2020), une (01) mission similaire de mise en place d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), d’un montant au moins égal au budget maximal du marché indiqué plus haut.

La liste des candidats présélectionnés comprendra entre 4 et 8 candidats.

Si plus de huit candidats éligibles satisfont aux critères de sélection énumérés ci-dessus, leurs points forts et leurs points faibles doivent être réexaminés afin d’établir un classement de leurs candidatures et identifier les huit meilleurs candidats ayant participé à la procédure. Les seuls critères de comparaison additionnels qui seront pris en considération dans le cadre de ce réexamen sont, dans l’ordre dans lequel ils figurent ci-après, les suivants :

b) le plus grand nombre de marchés de services qui satis-font au critère 2 ;

c) la valeur cumulée la plus élevée de tous les marchés de services qui satisfont au critère 2.

NB : le premier critère de comparaison additionnel sera appliqué à tous les candidats éligibles qui satisfont aux critères de sélection. Si, après avoir appliqué le premier critère de comparaison additionnel, il n’est pas possible d’identifier les huit meilleurs candidats parce que deux candidats ou plus sont à égalité pour la 8e position, le second critère de comparaison additionnel ne s’appliquera qu’à ces candidats qui sont à égalité.

12. Critères d'attribution

Offre économiquement la plus avantageuse.

V. SOUMISSION DES MANIFESTATIONS D’INTERET

13. Date limite de réception des manifestations d’intérêt La date limite pour la réception des manifestations d’intérêt est prévue pour : le vendredi 10 février 2023 à 16 heures. 

14. Modalités de présentation des manifestations d’intérêt et renseignements à fournir

Les manifestations d’intérêt doivent être rédigées en utilisant le formulaire de soumission disponible sur le site web www.boad.org/avis-appel-manifestation/.

15. Informations complémentaires et modalités d'envoi des manifestations d’intérêt

Les candidats intéressés peuvent solliciter et obtenir des informations complémentaires sur la mission, entre 9h00 et 16h30 (GMT), auprès de la BOAD, par mail à l’adresse consultationdpa2022@boad.org, avec copie à bdiarra@boad.org et dgueye@boad.org. 

Les candidats intéressés par le présent appel à manifestations d’intérêt sont invités à envoyer leurs dossiers, en français, par courriel (au format PDF) en précisant l’objet "Réponse à l’avis d’appel à manifestations d’intérêt - N°AMI/001/2023/DAG-DTSI /BOAD", au plus tard le 10 février 2023 à 16 heures (GMT) à l’adresse consulta-tiondpa2022@boad.org, avec copie à bdiarra@boad.org et dgueye@boad.org.

S’ils le souhaitent, les candidats peuvent envoyer une copie physique de leurs dossiers sous plis fermés portant l’adresse ci-dessous, en indiquant la référence de l’Avis à Manifestation d’Intérêt en caractère bien lisible en français, avant la date limite du 10 février 2023 à 16 heures (GMT) : 

Monsieur le Directeur de l’Administration Générale Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD) 68, avenue de la Libération

BP 1172 Lomé-Togo

Réponse à l’avis à manifestation d’intérêt - Référence N° AMI/01/2023/DAG-DTSI/BOAD

En cas de divergence entre la version papier et la ver-sion électronique, cette dernière fait foi.

Les manifestations d’intérêt reçues après la date et l’heure limites susvisées ne seront pas examinées.

La BOAD respecte pour la mise en œuvre de cet appel d’of-fres, la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel.

Ainsi, et dans le cadre des envois électroniques des offres, toutes les données à caractère personnel seront traitées uniquement aux fins du présent appel d’offres, et pourront également être transmises aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection. Le soumissionnaire dispose d'un droit d'accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d'un droit de rectification de ces données. Toute question du soumissionnaire, relative au traitement des données à caractère personnel le concernant, peut être adressée à la BOAD.

16. Debriefing

Tout prestataire qui souhaite connaître les raisons pour lesquelles sa proposition n’a pas été retenue doit en faire la demande. La Banque communiquera dans les plus brefs délais par écrit l’explication du rejet de la proposition. Si le soumissionnaire fait la demande d’assister à une réunion de débriefing, il devra en assumer tous les coûts.

17. Langue 

Toutes les communications par écrit pour cette procédure d’appel d’offres et ce marché doivent être en fran-çais. 

18. Base juridique

Le Guide des Procédures d’Achats de la BOAD, disponible sur le site web www.boad.org/politiques-procedures-directives/.

NB : La BOAD se réserve le droit de ne pas donner suite au présent avis de sollicitation de Manifestations d’intérêt (AMI).